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電子文書は、ともすれば、そのファイルが何であったかという情報が抜け落ちた状態で流通しがちである。たとえば、データベースに電子文書ファイルが格納されてメタデータを付与されて閲覧・検索できる状態になっていた場合に、電子文書ファイルにメタデータが含まれていなかったとしたら、その電子文書ファイルだけで受け渡しが行なわれると、それが何であったかわからなくなってしまう場合がある。そのような状況を避けるためには、その文書がどういうものであるか、ということについての情報を明示的に記述しておくことが安全である。
人文学におけるテキストデータでは、TEIガイドラインがこの問題に長く取り組んできており、様々な状況に対応可能な記述手法を提示している。基本的な事柄については前章に書いたとおりである。さらに詳細な対応については、TEIガイドライン本体第二章の日本語訳を参照(https://www.dh.ku-orcas.kansai-u.ac.jp/?p=791)されたい。